Jeden klik i dokument trafia do urzędu - ale podpis nie zawsze wystarcza

Rządowa usługa pozwala podpisać dokument elektronicznie albo od razu sprawdzić, kto złożył na nim podpis. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina przy tym o twardych ograniczeniach - plik ma być zapisany na urządzeniu jako pojedynczy dokument, mieć odpowiedni format i nie przekraczać 25 MB. Sam podpis nie zamyka jednak sprawy, bo nie oznacza jeszcze, że dokument został złożony.

Jak podaje Ministerstwo Cyfryzacji, przez usługę „Podpisz dokument elektronicznie” można skorzystać z trzech metod - podpisu zaufanego z profilem zaufanym, podpisu osobistego z e-dowodem albo podpisu kwalifikowanego z certyfikatem kwalifikowanym. W praktyce chodzi o dokument zapisany na komputerze lub telefonie, który użytkownik dodaje do systemu, sprawdza przed podpisaniem, a potem pobiera już w wersji podpisanej. Jednorazowo można obsłużyć do 5 plików, pod warunkiem że razem nie przekroczą 25 MB.

Usługa działa także jako narzędzie do weryfikacji. Jeżeli dokument został już podpisany, można sprawdzić, kto go podpisał, a przy plikach XML da się odczytać treść ukrytą w środku pliku. Po wgraniu dokumentu pojawia się opcja „Sprawdź, kto podpisał”, a status podpisów powinien mieć oznaczenie Ważny. Przy zwykłym podpisywaniu użytkownik wybiera plik, przechodzi dalej, sprawdza dane dokumenty i wskazuje jedną z metod podpisu. W przypadku podpisu zaufanego potrzebny jest ważny profil zaufany. Przy e-dowodzie trzeba mieć dowód z warstwą elektroniczną, kod PIN oraz aplikację eDO App albo czytnik NFC. Przy certyfikacie kwalifikowanym niezbędne są certyfikat, czytnik karty i aplikacja Podpis GOV.

Najważniejszy szczegół tej usługi brzmi jednak twardo. Podpis elektroniczny działa w sprawach urzędowych, w kontakcie z administracją publiczną i w przypadkach wskazanych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Nie służy do prywatnych umów czy aneksów zawieranych z firmą lub inną osobą. W takim układzie nie będzie uznawany przez sądy w trakcie postępowania karnego. W materiałach usługi pojawia się też odwołanie do Kodeksu cywilnego, co pokazuje, że całe rozwiązanie opiera się na konkretnych podstawach prawnych, a nie na samej wygodzie korzystania z internetu.

Ministerstwo Cyfryzacji zaznacza również, że samo podpisanie dokumentu - także sprawozdania finansowego - nie oznacza jeszcze jego wysłania. To ważne, bo podpisany plik trzeba potem skierować do właściwego miejsca. Od 2020 roku sprawozdań finansowych nie wysyła się już do urzędów skarbowych. Trafiają one albo do KRS, albo do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W rejestrze przedsiębiorców KRS dokumenty składa się przez Repozytorium Dokumentów Finansowych, a gdy to się nie uda - przez płatną usługę na Portalu S24. Do Szefa KAS sprawozdanie trafia wtedy, gdy podatnik PIT prowadzi księgi rachunkowe i ma obowiązek sporządzać sprawozdanie, albo gdy podatnik CIT nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS. W przypadku PIT termin mija 30 kwietnia roku po roku podatkowym, a w przypadku CIT - w ciągu 10 dni od zatwierdzenia.

Cała usługa jest bezpłatna i działa w dowolnym momencie. Resort podaje też, że pomoc można uzyskać telefonicznie lub mailowo. Ta procedura wygląda niepozornie, ale w praktyce potrafi przesądzić o tym, czy dokument przejdzie dalej bez problemu, czy utknie już na pierwszym błędzie.

na podstawie: KMPSP Warszawa.