Elektroniczne umowy dla małych pracodawców - System e-Umów ma uprościć zatrudnianie

W Warszawie uruchomiono nowe narzędzie do zawierania umów w formie elektronicznej, które ma odciążyć drobną działalność i osoby zatrudniające nianie. System zapowiada się prosto - ma łączyć szablony dokumentów, podpisy elektroniczne i elektroniczne przechowywanie akt pracowniczych. Dla wielu mikroprzedsiębiorców to obietnica mniej papieru i mniej formalności.

• Start systemu: 7 stycznia 2026 r.
• Co umożliwia: tworzenie, zmienianie i rozwiązywanie umów oraz elektroniczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej.
• Dostęp i grupa użytkowników: logowanie przez Praca.gov.pl - m.in. przez login.gov.pl - i bezpłatny dostęp dla mniejszych pracodawców, rolników, rodziców zatrudniających nianie oraz pracowników.

• Co oferuje System e-Umów - lista funkcji i najważniejsze udogodnienia
• Jak to może zmienić codzienne obowiązki warszawskich pracodawców i rodziców

Co oferuje System e-Umów - lista funkcji i najważniejsze udogodnienia

Nowy portal gromadzi w jednym miejscu elementy, które do tej pory rozproszone były między papierem a różnymi narzędziami. W praktyce użytkownik będzie mógł przygotować wzór umowy, dołączyć wymagane dokumenty i podpisać je elektronicznie, a całość przechowywać w formie elektronicznej bez konieczności trzymania papierowych akt.

W skrócie system pozwala:

• tworzyć, zmieniać i rozwiązywać umowy takie jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowy o świadczenie usług oraz umowy uaktywniające (np. z nianią),
• korzystać z gotowych szablonów dokumentów - aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy,
• podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym,
• prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą elektronicznie, bez obowiązku przechowywania jej w formie papierowej.

Do systemu loguje się przez Praca.gov.pl. Możliwe metody uwierzytelnienia to:

• login.gov.pl (m.in. Profil Zaufany),
• e-dowód,
• aplikacja mObywatel,
• bankowość elektroniczna,
• kwalifikowany podpis elektroniczny.

System jest udostępniony użytkownikom bezpłatnie.

Jak to może zmienić codzienne obowiązki warszawskich pracodawców i rodziców

Dla mikrofirm i osób zatrudniających jedno‑dwoje pracowników nowe narzędzie to mniejsze koszty i mniej papierologii. Możliwość korzystania z gotowych szablonów i zdalnego podpisu oznacza, że formalności można załatwić szybciej - bez spotkań przy biurku i bez przesyłania dokumentów pocztą.

Praktyczne uwagi dla użytkowników:

• Przy zatrudnianiu niani czy zleceniobiorcy łatwiej przygotować umowę i zachować jej kopię w formie elektronicznej.
• Małe firmy, w tym mikroprzedsiębiorcy zatrudniający do 9 osób, zyskują narzędzie skrojone pod ich skalę działalności.
• Aby korzystać z niektórych funkcji, warto sprawdzić dostępność odpowiedniej metody podpisu elektronicznego w swoim banku lub instytucji wydającej dokumenty tożsamości.

Więcej informacji na temat działania systemu i sposobów logowania znajduje się na stronie rządowej Praca.gov.pl.

na podstawie: Dzielnica Bemowo.