Firma działa dobrze wtedy, gdy wszystkie jej składowe działają na najwyższym poziomie. Czasem zdarzają się jednak w firmach sytuacje stresujące, których każdy chciałby uniknąć. Często dotyczą one zgubionych dokumentów: ani my sami, ani nikt z pracowników nie jest w stanie odnaleźć dokumentu, który w danej chwili jest bardzo potrzebny. Przechowywanie dokumentów to bolączka wielu firm, zwłaszcza dziś, kiedy dane personalne klientów czy pacjentów należy chronić w sposób szczególny. Dlatego, bardzo popularne są firmy oferujące outsourcing kadr i płac. Firmy takie oferują szereg usług, m.in. segregowanie dokumentacji, archiwizowanie dokumentów, niszczenie dokumentów i wiele innych, które mogą bardzo ułatwić pracę.
Porządkowanie dokumentów w firmie – czy na pewno konieczne?
Małe firmy zazwyczaj nie mają problemu z przechowywaniem dokumentów. Jednak, im firma funkcjonuje dłużej, rozrasta się, coraz więcej klientów przybywa, dokumentacja również robi się coraz obszerniejsza. Oczywiście, nie jest to jeszcze powód, aby zatrudniać firmę oferującą outsourcing kadr i płac, ale porządkowanie dokumentów staje się konieczne jeśli zdarzają się sytuacje przedstawione poniżej.
W firmie zaczyna brakować miejsca na dokumenty. Pełne biuro dokumentów? Pełne szafki, regały i segregatory? Masz wrażenie, że wnet twoje biuro zamieni się na archiwum z dokumentami? Często niestety ilość dokumentów jest tak duża, że trudno sobie z nimi poradzić.
Dokumenty są nieuporządkowane, co wprowadza chaos w firmie. Bardzo duża liczba dokumentów i ciągle kłopoty z odszukaniem odpowiedniego dokumentu. To wprowadzana chaos i bałagan, rozprasza i wprowadza niepotrzebne nerwy.
Tracenie zbyt dużej ilości czasu i nieefektywna praca. Bardzo często bałagan w dokumentach jest równy zlej organizacji pracy. Nie można jednak winić za to pracowników, bo bałagan w papierach tworzy się przez lata. To pracodawca, właściciel firmy jest odpowiedzialny za dokumentację, archiwum medyczne, archiwum zdjęć, faktury czy inne ważne dla firmy dokumenty.
Gdzie odbywa się porządkowanie dokumentów?
Firmy zajmujące się outsourcingiem kadr i płac mogą wykonywać swoje usługi, albo w siedzibie firmy klienta, albo w swojej siedzibie. Zależy to zarówno od firmy, jak i od indywidualnych ustaleń. Niektórzy właściciele firm chętnie korzystają z outsourcingu wraz z wykonywaniem usług w ich firmie, inni nie chcą, aby dokumenty były wynoszone z firmy, pomimo iż pracownicy takich firm maja obowiązek zachować pełną poufność. Decyzja należy do właściciela firmy. Możliwe są także opcje mieszane, albo możliwość przechowywania dokumentów u firmy zajmującej się porządkowaniem.
Porządkowanie dokumentów a niszczenie i digitalizacja
Usługa niszczenia dokumentów to jedna z tych usług, na które warto zdecydować się po kilku, kilkunastu latach prowadzenia działalności, kiedy wiele dokumentów jest po prostu niepotrzebnych i tylko zajmuje miejsce. Niszczenie dokumentów to odpowiedzialne zajęcie dlatego powinna zajmować się nim wyłącznie wyspecjalizowana firma. Dobre firmy zapewniają również niszczenie danych na nośnikach cyfrowych. Oczywiście z niszczenia dokumentów sporządzony powinien zostać protokół. Digitalizacja dokumentów z kolei bardzo pomaga w organizacji pracy. Skanowanie dokumentów jest czasochłonnym zajęciem, ale wcale nie musisz tego robić. Chcesz mieć wszystkie dokumenty na dyskach? Chcesz mieć do nich łatwy dostęp? Możesz skorzystać z ofert digitalizacji – usługę wykonywaną przez zewnętrzną firmę.
Porządkowanie dokumentów w firmie może przynieść bardzo pozytywne rezultaty: od oszczędności czasu i pieniędzy, po efektywną i przyjemniejszą pracę.
