Urzędy odchodzą od papieru. Cyfrowa zmiana nabiera tempa

W sali spotykają się samorządowcy, informatycy i przedstawiciele administracji centralnej. Rozmawiają o dokumentach, które coraz częściej nie będą krążyć w papierowych teczkach, oraz o zagrożeniach, jakie niesie cyfrowa administracja. Warszawskie spotkanie zamknęło ogólnopolski cykl poświęcony transformacji urzędów. Jego uczestnicy poznali rozwiązania, które mają zmienić codzienną obsługę mieszkańców.

• Elektroniczny obieg dokumentów ma stać się urzędową normą
• Mazowsze przypomina, skąd zaczęła się cyfrowa droga
• Rosnąca liczba cyberataków wymusza inwestycje

Elektroniczny obieg dokumentów ma stać się urzędową normą

Cyfrowa transformacja samorządów obejmuje kilka równoległych procesów. Najważniejszym z nich jest rozwój systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD RP. Wraz z nim upowszechniane są e-Doręczenia, usługi dostępne w aplikacji mObywatel oraz narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję.

Założenie jest proste: mniej papierowych dokumentów, sprawniejsza wymiana informacji i lepsza współpraca między systemami administracji. Dla mieszkańców może to oznaczać łatwiejsze załatwianie części spraw na odległość, bez konieczności dostarczania kolejnych pism do urzędu. Tempo zmian będzie jednak zależało od przygotowania poszczególnych jednostek i kompetencji ich pracowników.

W spotkaniach organizowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji wzięło udział ponad 2 tys. przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego. Resort odwiedził wszystkie województwa, a warszawskie wydarzenie zakończyło ten ogólnopolski cykl.

„Nie da się przeprowadzić transformacji cyfrowej bez samorządów” – podkreślił wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.

Minister zwrócił uwagę, że urzędy znajdują się najbliżej mieszkańców i najlepiej znają ich codzienne potrzeby. Według niego technologie powinny pomagać w obsłudze obywateli, ale muszą być wdrażane bezpiecznie i w sposób użyteczny dla administracji.

Mazowsze przypomina, skąd zaczęła się cyfrowa droga

Podczas wydarzenia wojewoda mazowiecki Mariusz Frankowski mówił o zmianach, jakie zaszły w administracji dzięki rozwojowi infrastruktury teleinformatycznej. Wskazał, że pierwsze szerokopasmowe sieci na Mazowszu powstawały między innymi dzięki funduszom europejskim. To właśnie inwestycje w infrastrukturę stworzyły podstawę dla późniejszego rozwoju usług cyfrowych.

„Dziś jako Polska możemy być dumni z tego, w którym miejscu jesteśmy cyfrowo i w jaką stronę zmierzamy” – powiedział Mariusz Frankowski.

Wojewoda zaznaczył jednocześnie, że cyfryzacja nie dotyczy wyłącznie wygody załatwiania spraw. Ma również znaczenie dla odporności państwa, ochrony ludności i obrony cywilnej. Samorządy przechowują duże zbiory danych i odpowiadają za działanie wielu usług publicznych, dlatego awaria systemów albo atak na urząd może wpłynąć na codzienne funkcjonowanie mieszkańców.

„Kwestie cyberbezpieczeństwa są uzupełnieniem systemu odporności państwa oraz systemu ochrony ludności i obrony cywilnej” – podkreślił wojewoda mazowiecki.

Rosnąca liczba cyberataków wymusza inwestycje

O bezpieczeństwie cyfrowym rozmawiali przedstawiciele Centralnego Ośrodka Informatyki, NASK, Centrum Projektów Polska Cyfrowa oraz Instytutu Łączności. Wśród tematów znalazły się e-usługi publiczne, szkolenia dla urzędników, e-Doręczenia, EZD RP, mObywatel i zastosowania sztucznej inteligencji.

Skala zagrożeń wyraźnie wzrosła. W 2025 roku krajowe zespoły CSIRT obsłużyły blisko 273 tys. incydentów bezpieczeństwa. To o ponad 144 proc. więcej niż rok wcześniej. Samorządy mają otrzymać wsparcie między innymi w ramach programu „Cyberbezpieczny Samorząd”, którego budżet wynosi 1,5 mld zł. Korzysta z niego już ponad 2 tys. jednostek samorządowych.

Podczas spotkania uczestnicy wymieniali się doświadczeniami z wdrażania nowych systemów i pytali o rozwiązania możliwe do zastosowania w ich urzędach. Dane przedstawione w trakcie wydarzenia pokazują, że cyfrowa administracja działa już na dużą skalę:

• do końca czerwca 2026 roku założono ponad 4,3 mln adresów do e-Doręczeń,
• za pośrednictwem tego systemu zrealizowano ponad 90 mln przesyłek elektronicznych i hybrydowych,
• z EZD RP korzysta ponad 250 tys. użytkowników w przeszło 6 tys. urzędów.

Plan zakłada, że do 2035 roku elektroniczny obieg dokumentów stanie się standardem w samorządach. Dla mieszkańców oznacza to stopniową zmianę sposobu kontaktu z administracją, ale także większe znaczenie ochrony danych i ciągłości działania systemów, z których korzystają urzędy.

na podstawie: Urząd Wojewódzki w Warszawie.