ePUAP traci rangę doręczeniowego kanału - e-Doręczeń zastępuje go w urzędach

Od 1 stycznia 2026 r. administracja przestawiła się z dotychczasowych praktyk komunikacji elektronicznej — to odczują zarówno osoby załatwiające sprawy urzędowe, jak i pracownicy wydziałów. W najbardziej formalnych postępowaniach platforma ePUAP przestaje wystarczać, a podstawową drogą korespondencji staje się system e-Doręczeń. W Warszawie urzędowe procedury zostały już dostosowane do nowych reguł przez Urząd m.st. Warszawy.

• Jak to wygląda w urzędowych sprawach w Warszawie
• Przełączenie na e-Doręczeń - co zmienia się dla korespondencji i terminów

Jak to wygląda w urzędowych sprawach w Warszawie

Zmiana oznacza, że przesłanie dokumentu na skrzynkę ePUAP nie jest już automatycznie traktowane jako doręczenie w sprawach prowadzonych zgodnie z KPA lub ordynacją podatkową. W praktyce urząd może przyjąć pismo wysłane przez ePUAP tylko wtedy, gdy sprawa nie wymaga formalnego doręczenia przewidzianego przepisami (np. gdy przepisy nie wskazują wyraźnie adresu do doręczeń elektronicznych) lub gdy rodzaj korespondencji mieści się w katalogu dopuszczalnym dla tego kanału.

Przykłady pism, które nadal mogą trafiać przez ePUAP:

• udostępnianie informacji publicznej,
• skargi, wnioski i petycje,
• sprawy prowadzone na zasadach ogólnych, gdzie przepisy dopuszczają komunikację elektroniczną bez wymogu konkretnego systemu.

Przeciwnie — gdy sprawa jest prowadzona w trybie KPA, na podstawie ordynacji podatkowej lub przepisy wymagają „adresu do doręczeń elektronicznych”, przesyłka przez ePUAP nie będzie uznana za skutecznie doręczoną.

Przełączenie na e-Doręczeń - co zmienia się dla korespondencji i terminów

Główna praktyczna różnica dotyczy skuteczności doręczeń. W miejscu wcześniejszej fikcji doręczenia przez ePUAP wprowadzono zasadę, że doręczenie elektroniczne jest dokonane tylko wtedy, gdy adresat odbierze pismo w terminie 14 dni od powiadomienia. Brak odbioru w tym czasie oznacza, że doręczenia nie było — a to może wpływać na bieg terminów procesowych i podatkowych.

Dla urzędów i mieszkańców oznacza to także:

• podstawowy kanał oficjalnej korespondencji to e-Doręczeń,
• ePUAP pozostaje narzędziem pomocniczym, ale w ograniczonym zakresie,
• wiele pism wysłanych dotychczas przez ePUAP stanie się prawnie nieskutecznych, jeżeli nadawca nie wybierze innej formy doręczenia.

Zmiany proceduralne wprowadzone przez Urząd m.st. Warszawy zostały sformalizowane w Zarządzeniu nr 1736/2025 Prezydenta m.st. Warszawy, które adaptuje obieg dokumentów w urzędzie do nowych wymogów prawnych.

Ważne praktyczne informacje:

• termin na odebranie powiadomienia: 14 dni,
• w sprawach prowadzonych według KPA i ordynacji podatkowej trzeba korzystać z systemu e-Doręczeń lub innej przewidzianej formy doręczenia,
• w przypadku wątpliwości należy zwrócić się do właściwego wydziału Urzędu m.st. Warszawy.

Mieszkańcy mogą odczuć zmianę przy składaniu pism i odwołań — zwłaszcza gdy dotyczy to terminów proceduralnych. Aby uniknąć ryzyka niezawiadomienia lub braku skutecznego doręczenia, warto zastosować kilka prostych zasad praktycznych: założyć konto w systemie e-Doręczeń i sprawdzać powiadomienia regularnie, pamiętać o terminie 14 dni na odbiór korespondencji, a w sprawach podatkowych lub prowadzonych w trybie KPA wysyłać dokumenty kanałem przewidzianym przez przepisy. Jeśli dokumentacja ma znaczenie dowodowe, rozważyć złożenie jej osobiście lub przesłanie przesyłką rejestrowaną.

na podstawie: Ursynów.