Wiedza o zarządzaniu firmą została przedstawiona w wielu opracowaniach naukowych i poradnikach. Nie może więc dziwić, że znacząca część przedsiębiorców doskonale rozumie, jak ważne jest efektywne zarządzanie kosztami i zasobami. Jednym z pierwszych obszarów, gdzie szuka się oszczędności, jest drukowanie i obsługa dokumentów, a w tym segmencie rynku na popularności zyskuje wynajem urządzeń wielofunkcyjnych.
Dlaczego warto wybrać dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych?
Zakup nowoczesnych urządzeń biurowych, takich jak drukarki, skanery czy kserokopiarki, wiąże się z wysokimi nakładami finansowymi. To znacząco obciąża budżety wielu firm. Mniejsze podmioty nie są wręcz w stanie sfinansować takiego zakupu. Czy to oznacza, że nowoczesny i bezpieczne rozwiązania nie są dla nich dostępne? Nic z tych rzeczy!
Dzierżawa pozwala uniknąć jednorazowych wydatków, oferując przewidywalne, stałe opłaty miesięczne, które można dopasować do budżetu jednostki. To pierwsza i najważniejsza korzyść z podpisania umowy z wypożyczalnią sprzętu biurowego taką jak Biuro Innowacje.
Inną zaletą jest także redukcja kosztów operacyjnych. W ramach dzierżawy firmy otrzymują dostawę materiałów eksploatacyjnych: tonerów, bębnów czy części zamienne. Eliminuje to potrzebę samodzielnego zakupu i magazynowania tych elementów, a dodatkowo obniża koszty oraz minimalizuje ryzyko przekroczenia terminów umownych z kontrahentami.
Niższe koszty dzięki dopasowaniu do potrzeb i opiece serwisowej
Dzierżawa kopiarki lub innego urządzenia umożliwia wybór sprzętu idealnie dopasowanego do potrzeb firmy pod kątem liczby pracowników, ilości drukowanych dokumentów czy zaawansowanych funkcji (skanowanie plików PDF z hasłem otwierającym plik czy druk mobilny). Co więcej, w przypadku wzrostu zapotrzebowania możliwa jest wymiana urządzenia na bardziej wydajne bez dodatkowych kosztów.
Z punktu widzenia finansów organizacji istotna może być profesjonalna obsługa serwisowa. Dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych obejmuje obsługę kompleksowego wsparcia technicznego. Firmy mogą liczyć na szybką reakcję (nawet w ciągu 8 godzin roboczych) oraz dostarczenie urządzenia zastępczego w razie awarii.
Można też znaleźć oferty z bazą danych technicznych i porad zebranych w dedykowanej aplikacji (w ten sposób większość problemów rozwiązuje się samemu, bez kosztów dodatkowych). To gwarantuje ciągłość pracy biura, nawet w przypadku niespodziewanych problemów technicznych. Więcej informacji na temat dzierżawy urządzeń wielofunkcyjnych znajdziesz na: https://www.biuroinnowacje.pl/.
Aplikacja eKONTAKT — klucz do efektywności
Jednym z najważniejszych narzędzi wspierających zarządzanie dzierżawionymi urządzeniami jest udostępniane oprogramowanie. Póki co nie jest ono standardem rynkowym, ale są już dostawcy tacy jak Biuro Innowacje, którzy mogą zaproponować nowoczesne rozwiązanie swoim klientom. Mowa o aplikacji eKONTAKT. Oferuje ono szereg funkcjonalności, które pozwalają przedsiębiorcom na pełną kontrolę i optymalizację kosztów, w tym:
- Monitorowanie stanu urządzeń – oprogramowanie automatycznie przechwytuje liczniki zużycia oraz powiadamia o konieczności wymiany materiałów eksploatacyjnych czy wykonania serwisu.
- Samodzielne zarządzanie – użytkownicy mogą samodzielnie zgłaszać potrzeby serwisowe, wpisywać liczniki oraz przeglądać historię obsługi urządzeń.
- Automatyczne fakturowanie – integracja z programem księgowym Subiekt GT pozwala na automatyczne wystawianie faktur oraz dostosowanie warunków finansowych do indywidualnych potrzeb każdej firmy.
Dzięki aplikacji eKONTAKT możliwe jest pełne śledzenie efektywności urządzeń, co pozwala na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących optymalizacji kosztów i procesów biurowych.
