W dzisiejszych czasach, w dobie szybko rozwijającej się technologii i usług świadczonych drogą internetową wynajmowanie lokalu usługowego mogłoby wydawać się za dużym kosztem i zbędnym wydatkiem. W tej kwestii jednak także znalazło się rozwiązanie, a jest nim wirtualne biuro. Czym jest takie biuro i do czego służy?
Pod pojęciem wirtualnego biura rozumiemy usługę polegającą na pełnym outsoursingu usługi biurowej bez obowiązku fizycznej obecności firmy w danym miejscu. Zapewnia nam to rejestrację przedsiębiorstwa pod adresem wynajmującego, a swoją pracę możemy wykonywać w dowolnie przez nas wybranym miejscu. Dodatkowo oprócz adresu zameldowania firmy możemy skorzystać z dodatkowych usług, które są oferowane w ramach wynajmu powierzchni m.in. usługi doradcze, księgowe, administracyjne (odpowiedzialność za korespondencję firmową), a dodatkowo możliwość korzystania z sal konferencyjnych, gdybyśmy potrzebowali przestrzeni do spotkania z klientem. Wirtualne biuro Mickiewicza oferuje dogodną lokalizację oraz prestiżowy adres.
Czy tak rozwiązanie jest możliwe, a przede wszystkim zgodne z prawem? Jak się okazuje tak i na dodatek staje się domeną coraz bardziej popularniejszą, nie tylko w Polsce - w szczególności wśród osób praktykujących wolne zawody (graficy, programiści, start-upy itd.).
Już kilka lat temu kiedy wirtualne biura zaczęły funkcjonować w naszym kraju, zaczęły się pytania i dyskusje względem legalności aspektów prawnych takich rozwiązań. Sprawy nie dotyczyły samej działalności gospodarczej, a kwestii rozliczenia podatku obowiązującego firmę. Zdarzały się także sytuacje, gdzie urząd skarbowy odmawiał nadania numeru NIP, motywując swoją odmowę np. brakiem podania numeru lokalu, bądź też niewykonywaniem funkcji zarządczych pod wskazanym adresem działalności.
Sytuacja wyjaśniła się w miarę szybkim czasie, gdzie Naczelny Sąd Administracyjny w sprawie II FSK 3549/13 wykazał, że nie funkcjonują przepisy mówiące o obowiązku wskazania numeru lokalu, a sam Urząd nie udowodnił, że pod wskazanym przez przedsiębiorcę adresie nie ma możliwości wykonywania funkcji zarządczych. „Co więcej w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).”
Zdarzają się oczywiście sytuacje, w której przedsiębiorcy chcący korzystać z usług wirtualnego biura, napotykają problemy ze strony urzędników. Mogą mieć problemy właśnie z nadaniem numeru NIP, niepotrzebnymi kontrolami lub z samą rejestracją na potrzeby VAT. W takich wypadkach warto wspomnieć o powyżej sprawie, w której taki precedens został już wyjaśniony, a my jako przedsiębiorcy mamy na czym oprzeć swoje argumenty przeciwstawiające się odmowie urzędom skarbowym.
Problemy urzędowe mogą wynikać także z uznaniem działalności wirtualnych biur przez Ministerstwo Finansów jako szczególnie szkodliwą dla budżetu, ponieważ nie tylko korzysta z tej funkcji wielu freelancerów, ale zdarzają się sytuacje, gdzie pod wirtualnym biurem możemy znaleźć podmioty gospodarcze zajmujące się handlem paliwem, złomem, pośrednictwem finansowym – czyli wiele sektorów w przypadku których zdarzają się najczęstsze wyłudzenia i oszustwa podatkowe. Nie należy oczywiście wszystkich wrzucać do jednego worka i odgórnie zakładać, że przedsiębiorstwo, z którym mamy doczynienia lub które chcemy założyć jest nielegalne. W każdym środowisku znajdą się osoby próbujące wyłudzić pieniądze lub zwyczajnie nas oszukać. Jednak usługa wirtualnego biura sama w sobie jest niepodważalnie legalna i możemy z niej korzystać, a Urząd Skarbowy nie ma prawa odmówić nam zarejestrowania naszej działalności gospodarczej.
