Bez względu na to, czy jest to konferencja specjalistów z wybranej dziedziny rynku, prezentacja nowego produktu, czy spotkanie dużej partii lub stowarzyszenia, na scenie powinna pojawić się osoba, która nada wydarzeniu rytm. To właśnie konferansjer. Na czym polega jego praca? Czy prowadzenie imprez firmowych to zadanie, z którym poradzi sobie każdy?
Wiedza — fundament pracy każdego prezentera i konferansjera
Mogłoby się wydawać, że prowadzenie eventu to zadanie proste, polegające tylko na tym, by w odpowiednim momencie oddawać głos kolejnym mówcom, którzy wchodzą na scenę. W rzeczywistości jest to o wiele bardziej skomplikowany proces. Zawodowiec musi być przygotowany na niespodziewane zwroty akcji, problemy techniczne czy emocjonalne reakcje zarówno ze strony mówców, jak i widowni.
-Jako prowadzący konferencje powinniśmy jednocześnie przyjmować rolę ambasadora, organizatora i koordynatora. Konferansjer to osoba, na której spoczywają nie tylko te zaplanowane wydarzenia, ale i nieoczekiwane zmiany planów. Od jego przygotowania merytorycznego, zmysłu improwizacyjnego i trzeźwego umysłu zależy powodzenie lub niepowodzenie eventu — mówi zawodowy konferansjer Maciej Kautz.
Dlaczego przygotowanie merytoryczne jest tak ważne? W dużej mierze wynika to z faktu, że profesjonalna organizacja imprez bazuje na zaangażowaniu publiczności. Bez względu na to, czy jest to konferencja, która odbywa się na dużej sali, gdzie prowadzący może nawiązać interakcję z widownią, czy event online, gdzie kluczowe jest utrzymanie uwagi odbiorcy, to wiedza o mówcach, omawianym zagadnieniu czy ciekawostkach związanych z daną branżą stanowi solidny fundament, na którym warto oprzeć całe wydarzenie.
Ciekawostki branżowe czy szeroka wiedza o gościach, którzy wystąpią na scenie, mogą uratować konferencję. Wystarczy, że kolejny mówca nie dotrze na czas lub — w przypadku eventów online — utraci połączenie z internetem. Zawodowcy, którzy w porę otrzymają taką informację z reżyserki lub od managera, będą w stanie zareagować błyskawicznie, by widzowie nawet nie zorientowali się, że gdzieś w tle, za kulisami, przydarzyła się wpadka, która mogłaby negatywnie odbić się na komunikacji wizerunkowej organizatora.
Jakie kompetencje wyróżniają najlepszych konferansjerów?
Poza wspomnianym wcześniej przygotowaniem merytorycznym bardzo ważną rolę odgrywa też naturalna umiejętność komunikowania się i nawiązywania interakcji. Dobry prowadzący musi zainteresować publiczność tym, co dzieje się (lub będzie działo) na scenie. Czasem wystarczy przejść się między uczestnikami wydarzenia zgromadzonymi na sali i zapytać ich na przykład o to, na czyj występ czekają najbardziej. To skuteczna taktyka, która pomaga zbudować zaangażowanie. Kiedy indziej, gdy wydarzenie transmitowane jest przez internet, ważną rolę będzie odgrywać komunikacja na czacie.
Bardzo dużo zależy też od sposobu intonacji oraz słownictwa, jakie dobiera prowadzący. Najlepsi konferansjerzy, jak choćby Maciej Kautz, radzą, by mówić prostym, przystępnym językiem, nie nadużywając przy tym zdań wielokrotnie złożonych. Przyda się też umiejętność budowania nastroju wyczekiwania. Profesjonalista powinien wiedzieć, w jaki sposób subtelnie zaprowadzić porządek, gdy na przykład na sali wywiąże się dyskusja między grupą osób, co zakłóca wystąpienie prelegenta.
W takiej sytuacji trzeba działać w "białych rękawiczkach". Zwracanie uwagi mogłoby zostać źle odebrane przez niektórych uczestników eventu. Zwykle wystarczy dłuższa pauza i zawieszenie głosu. To sprawdzona sztuczka, która szybko sprawi, że dyskutanci zorientują się, że przeszkadzają innym osobom, a jednocześnie nie będą czuć się niekomfortowo. Tak samo, jak prelegenci, którzy będą mogli kontynuować swoje wystąpienie.
